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- Groupes d'utilisateurs, groupements et cohortes
Groupes d'utilisateurs, groupements et cohortes
Les groupes et groupements
Il est posssible de répartir les utilisateurs inscrits à un cours dans des groupes. Les groupes peuvent à leur tour être rassemblés dans des groupements (groupes de groupes).
Les groupes permettent dans un cours :
- de filtrer les étudiants par groupe dans les tableaux de résultats d'activités, dans le carnet de notes ...
- d'envoyer un message de forum à un groupe donné
- de donner accès à une ou plusieurs activités ou ressources à un groupe donné
- de paramétrer des dates de réalisation d'une activité (de type Devoir ou Test en ligne) différentes pour chaque groupe
- de faire travailler les étudiants par groupe
A savoir : un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes (par exemple : à son groupe de TD et à un groupe de quelques étudiants travaillant ensembles sur un projet).
Les groupements permettent :
- de donner accès à une ou plusieurs activités ou ressources aux utilisateurs des groupes appartenant à un groupement donné
- de définir la liste des groupes qui seront utilisés pour la remise de travaux de groupes (activité Devoir)
- Dans le bloc "Administration" cliquer sur les liens Utilisateurs>Groupes
- Dans la page qui s'ouvre la liste des groupes existants dans le cours s'affiche à gauche. Si un groupe est sélectionné la liste des membres de ce groupe apparait dans la colonne de droite
- Pour créer un groupe, cliquer sur le bouton [Créer un groupe] situé sous la colonne "Groupes"
- Dans le formulaire qui apparait saisir son nom et éventuellement une description
- Dans le cas de l'utilisation de la méthode "Auto-inscription", saisir une clef d'inscription spécifique à ce groupe (voir la Méthode 1 d'inscription pour en savoir plus)
- Cliquer ensuite sur le bouton [Enregistrer]
Il sera possible de revenir pour modifier ces paramètres en cliquant sur le bouton [Modifier les réglages du groupe]
- Dans le bloc "Administration" cliquer sur les liens Utilisateurs>Groupes
- Cliquer sur le bouton [Créer des groupes automatiquement] situé sous la colonne "Groupes"
- Dans le formulaire qui s'ouvre il est nécessaire de renseigner plusieurs
informations :
- Schéma de dénomination : saisir dans ce champ les éléments qui permettront de générer le libellé de chaque groupe. Les caractères @ et # seront automatiquement remplacés réspectivement par A, B, C ... ou par 1, 2, 3 ...
Exemples de dénomination :
Groupe @ TD Grpe @ Groupe # Info # Groupe A TD Grpe A Groupe 1 Info 1 Groupe B TD Grpe B Groupe 2 Info 2 Groupe C TD Grpe C Groupe 3 Info 3
- Création automatique basée sur : il est possible de choisir si la constitution des groupes sera basée sur le nombre final de groupes (je souhaite 10 groupes) ou bien leur effectif (je souhaite des groupes de 25 utilisateurs)
- Nombre de groupes/membres : dans ce champ préciser le nombre associé au choix précédant (un nombre de groupes ou un nombre de membres par groupe)
- Sélectionnez des utilisateurs avec le rôle : choisir le rôle des utilisateurs qui seront répartis dans les groupes (généralement Etudiant ou Etudiant APOGEE)
- Répartir les membres : choisir si la répartition des membres doit être réalisée de manière aléatoire ou par ordre alphabétique
- D'autres options sont possibles pour choisir quels utilisateurs seront répartis dans les groupes, ils peuvent faire partie d'un groupe donné, d'un groupement précis ou au contraire ne faire partie d'aucun groupe
Cette méthode est particulièrement utile pour créer les nombreux groupes utiles lors de la remise de travaux de groupe.
Etape 1 : Préparer la liste des groupes
- Il est possible d'utiliser un tableur (application MS Excel ou Calc) pour préparer les données. Le tout est d'enregistrer le fichier au format CSV (séparateur point virgule)
- Chaque ligne du fichier contient un enregistrement
- Chaque enregistrement est constitué d'une série de données séparées par des point-virgules ou des virgules
- Le premier enregistrement doit contenir le nom du champ "groupname"
Etape 2 : Importer la liste des groupes
- Dans le bloc "Administration" cliquer sur les liens Utilisateurs>Groupes
- Cliquer sur le bouton [Importer des groupes] situé sous la colonne "Groupes"
- Glisser-déposer ou télécharger le fichier CSV avant de cliquer sur le bouton [Importer des groupes]
- Si l'import se passe correctement la liste des groupes importés s'affiche
Quand on ajoute une méthode d'inscription "Lien méta-cours" ou "Synchronisation de cohorte" il est possible de demander que soit créé un groupe dans lesquels seront inscrits les utilisateurs.
Pour cela choisir "Créer un groupe" dans la liste déroulante "Ajouter au groupe" présente dans le formulaire de paramétrage de la méthode. Le groupe prendra comme nom par défaut celui du cours "père" s'il s'agit d'un "Lien méta-cours" ou celui de la cohorte dans le cas de la "Synchronisation de cohorte"
Il sera possible d'aller le renommer en cliquant sur les liens Utilisateurs>Groupes du bloc "Administration" puis sur le bouton [Modifier les réglages du groupe] après avoir sélectionné le groupe en question dans la colonne "Groupes".- Dans le bloc "Administration" cliquer sur les liens Utilisateurs>Groupes
- Sélectionner les groupes dans la colonne "Groupes"
- Cliquer sur le bouton [Supprimer le groupe sélectionné]
- Cliquer sur le bouton [Oui] dans la fenêtre Confirmer qui s'ouvre
- Cela provoque la supression des groupes mais leurs membres restent inscrits au cours
Condition : les utilisateurs doivent être inscrits au cours
- Dans le bloc "Administration" cliquer sur les liens Utilisateurs>Groupes
- Deux listes d'utilisateurs s'affichent : à gauche les utilisateurs déjà inscrits dans le groupe (Membres du groupe) et à droite tous les autres (Membres potentiels)
- Pour inscrire des utilisateurs dans le groupe, les sélectionner dans la liste de droite puis cliquer sur le bouton [Ajouter] situé entre les deux listes. Cela les ajoute directement à la liste de gauche
- Pour retirer des utilisateurs au groupe, les sélectionner dans la liste de gauche puis cliquer sur le bouton [Supprimer] situé entre les deux listes. Ils vont disparaître de la liste de gauche et apparaitre dans celle de droite
- Si les listes sont trop longues, trouver le nom d'utilisateur en saisissant le début de son nom ou de son prénom dans le champs de recherche situé en dessous. Cela permet de filtrer la liste sur ce critère
A savoir : quand on sélectionne un utilisateur dans la liste des Membres potentiels cela affiche à sa droite les groupes dans lequel il est inscrit.
Condition : les utilisateurs doivent être inscrits au cours
- Dans le bloc "Administration" cliquer sur les liens Utilisateurs>Utilisateurs inscrits
Les utilisateurs inscrits dans le cours apparaissent dans un tableau contenant leur photo, leurs prénom, nom et adresse de courriel mais aussi le(s) rôle(s) qu'ils possèdent dans ce cours, le(s) groupe(s) dans le(s)quel(s) ils sont inscrits, le délai depuis leur dernière accès au cours et des informations sur leur(s) méthode(s) d'inscription.
Il est possible de filtrer les utilisateurs apparaissant dans ce tableau en fonction de leur rôle, de leur appartenance à un groupe donné, de leur appartenance à aucun groupe ou en fonction de leur méthode d'inscription. Ces critères peuvent être combinés. Pour cela, utiliser la liste déroulante présente en haut à gauche. Cliquer sur un critère pour le sélectionner. Une fois sélectionné il apparait au dessus de la liste sur fond bleu. Pour désélectionner un critère, cliquer sur la croix présente devant le critère sélectionné.
Deux séries horizontales de lettres permettent de filtrer les utilisateurs en fonction de la première lettre de leur nom et/ou de leur prénom.- Repérer l'utilisateur dans le tableau en le filtrant si besoin par la première lettre du nom et/ou du prénom
- Il est aussi possible de choisir "Groupe : Aucun groupe" dans la liste présente en haut à gauche (saisir "aucun" pour une sélection rapide)
Pour inscrire l'utilisateur dans un groupe :- Cliquer sur le crayon présent dans la colonne "Groupes" à droite de l'utilisateur
- Dans le champ qui apparait saisir une partie du nom du groupe
- Cela provoque l'affichage d'une liste déroulante dans laquelle il faut sélectionner le bon groupe
- Une fois sélectionné, le groupe apparait au dessus de la liste sur fond bleu.
- Il est possible d'en sélectionner plusieurs à la suite
- Penser à enregistrer ce choix en cliquant sur l'icône en forme de disquette apparaissant sous la liste
Pour désinscrire l'utilisateur d'un groupe :- Cliquer sur le crayon présent dans la colonne "Groupes" à droite de l'utilisateur.
- Cela provoque l'affichage d'une liste déroulante au dessus de laquelle apparait le groupe dans laquelle il est inscrit.
- Cliquer sur la croix présente devant le groupe.
- Penser à enregistrer ce choix en cliquant sur l'icône en forme de disquette apparaissant sous la liste.
Etape 1 : Créer les groupes
Les créer manuellement ou bien importer une liste au format CSV.Etape 2 : Ajouter et paramétrer l'activité Choix de groupe
- Activer le mode édition, en cliquant sur le bouton présent en haut à droite ou en cliquant sur le lien présent dans le bloc "Administration du cours"
- Cliquer sur le lien "Ajouter une activité ou une ressource" présent dans la section de son choix
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, double-cliquer sur "Choix
de Groupe" (ou cocher "Choix de Groupe"
avant de cliquer sur le bouton [Ajouter].
Si le cours ne contient pas de groupe, un message d'erreur s'affiche "Veuillez créer au moins un groupe dans ce cours."
- Le formulaire de paramétrage de l'activité s'affiche. Il
contient beaucoup de champs, voici ceux à remplir en priorité
:
- Nom du choix de groupe : il apparaitra dans l'espace de cours
- Description : donner les informations et instructions qui aideront les étudiants à choisir leur groupe
- Publier les résultats : laisser la valeur "Toujours afficher les résultats aux étudiants" afin que les étudiants puissent vérifier qui est inscrit dans chaque groupe
- Confidentialité des résultats : laisser la valeur "Publier les résultats complets, indique les noms et leurs choix" pour la même raison
- Autoriser la modification du choix : il est préférable de choisir "Oui" afin
- Limiter le nombre de réponses : choisir "Activer" pour pouvoir définir un effectif maximal
- Limite générale : ce champ permet d'affecter un effectif maximal à tous les groupes
- Groupes : sélectionner les groupes qui seront proposés aux étudiants dans cette activité dans la liste de gauche puis cliquer sur le bouton [Ajouter le groupe] pour les faire passer dans la liste de droite (Groupes sélectionnés)
- Si un effectif a été saisi dans le champ "Limite générale" cliquer sur le bouton [Appliquer à tous les groupes] pour l'affecter aux groupes sélectionnés. Ce chiffre apparait à la suite du nom de chaque groupe dans la liste de droite mais il est possible de le personnaliser en sélectionnant un groupe dans cette liste ce qui provoque l'apparition d'un champ de saisie à sa droite.
- Restreindre la réponse à cette période : cocher la case puis choisir une date et heure d'ouverture et de fermeture pour définir une période. En dehors de cette période les étudiants pourront accéder à cette activité sans pouvoir effectuer ou modifier leur choix.
- Sauvegarder vos modifications à l'aide d'un des 2 boutons situés tout en bas [Enregistrer et revenir au cours] ou [Enregistrer et afficher]
A savoir : il est possible de dépasser la limite d'un groupe en inscrivant manuellement un utilisateur dans un groupe.
- Dans le bloc "Administration" cliquer sur le lien Configuration du carnet de notes
- Cliquer ensuite sur l'onglet "Exporter" puis sur le sous-onglet correspondant au format de votre choix (OpenDocument, Excel ...).
- Pour exporter l'ensemble des étudiants, s'assurer que la valeur "Tous les participants" est sélectionnée dans la liste déroulante "Groupes visibles". Pour exporter les étudiants d'un groupe donné, le choisir dans cette liste.
- Pour ne pas exporter tous les éléments d'évaluation du carnet de notes, les décocher en cliquant sur le lien "Tout/ne rien sélectionner"
- Cliquer sur le bouton [Télécharger]
- Le fichier exporté contient pour chaque étudiant, son prénom, son nom, son numéro étudiant, son adresse mail et les groupes dans lesquels il est inscrit séparés par une barre verticale "|"
- Dans le bloc "Administration" cliquer sur les liens Utilisateurs>Groupes
- Rejoindre le sous-onglet "Groupement"
- Dans la fenêtre qui apparaît, cliquer sur le bouton [Créer un groupement]
- Cela ouvre un formulaire dans lequel saisir le nom du groupement puis cliquer sur le bouton [Enregistrer]
- Le groupement créé apparait dans un tableau
- Cliquer sur l'icône situé à sa droite (au survol : Afficher les groupes du groupement)
- Pour inscrire des groupes dans le groupement, les sélectionner dans la liste de droite (Membres potentiels) puis cliquer sur le bouton [Ajouter] situé entre les deux listes. Cela les ajoute directement à la liste de gauche (Membres actuels).
- Pour retirer des groupes au groupement, les sélectionner dans la liste de gauche puis cliquer sur le bouton [Supprimer] situé entre les deux listes. Ils vont disparaître de la liste de gauche et réapparaitre dans celle de droite.
Il est possible de restreindre l'accès à un élément du cours - une section, une ressource ou une activité - à une partie des étudiants en fonction de leur appartenance à un groupe. Pour cela, passer en mode édition puis cliquer sur le lien "Modifier" présent à la droite de l'élément. Dans la liste qui se déroule cliquer :
- sur l'item "Modifier la section" dans le cas d'une section de cours
- sur l'item "Paramètres" dans le cas d'une ressource ou activité
- Déployer la section "Restreindre l'accès" située tout en bas formulaire des paramètres
- Cliquer sur le bouton [Ajouter un restriction]
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, cliquer sur le bouton [Groupe]
Cela ajoute une série de champs dans la section du formulaire :- une liste dans laquelle choisir "doit" si l'on souhaite que les étudiants d'un groupe accèdent à l'élément ou "ne doit pas" si l'on souhaite qu'ils n'y aient pas accès
- une liste dans laquelle choisir le groupe concerné
Pour ajouter un deuxième groupe, cliquer sur le bouton [Ajouter un restriction] Cela provoque l'ajout de deux listes déroulantes- une liste qui permet de choisir l'association logique qui va combiner les deux conditions ("toutes les" : ET ; "l'une des" : OU)
- une liste dans laquelle choisir le second groupe
Les cohortes
Les cohortes sont des groupes d'utilisateurs constitués à un niveau supérieur à celui d'un cours : au niveau de la plateforme ou au niveau d'une catégorie de cours.
Préalable
Seuls les utilisateurs ayant le rôle particulier Gestionnaire de cohorte peuvent effectuer ce type de manipulation.
1. Rejoindre l'espace de gestion des cohortes :
- Se connecter à Moodle
- Sur la page d'accueil de Moodle, déployer l'arborescence "Administration du site" présente dans le bloc "Administration" afin de cliquer sur le lien "Cohortes"
- Dans le tableau qui s'affiche, cliquer sur l'icône en forme de roue situé à droite de la cohorte
Dans ce formulaire la liste de gauche contient les utilisateurs déjà inscrits à la cohorte tandis que celle de droite contient tous les autres utilisateurs de Moodle.
2. Pour inscrire un utilisateur à la cohorte :
- Saisir dans le champ "Rechercher" situé sous la liste de droite le début de son nom ou de son prénom avant de taper sur la touche [Entrée] du clavier
- Dans cette liste dont le contenu est désormais filtré, sélectionner l'utilisateur
- Cliquer ensuite sur le bouton [Ajouter] pour l'inscrire à la cohorte
3. Pour désinscrire un utilisateur de la cohorte :
- Sélectionner l'utilisateur dans la liste de gauche (pour en sélectionner plusieurs utiliser la touche [Ctrl])
- Cliquer ensuite sur le bouton [Supprimer] pour le(s) désinscrire
Attention
Le retrait d'un utilisateur peut entraîner sa désinscription d'un ou plusieurs cours et la suppression de données le concernant (notes, devoirs rendus, tentatives aux tests ...). Pour éviter cela dans le cas d'un changement de cohorte, il faut l'inscrire dans la nouvelle avant de le retirer de l'ancienne. Dans les autres cas consultez les enseignants utilisateurs des cohortes d'une filière.