Guide d'utilisation

Inscrire des collègues et étudiants dans un cours Moodle

• Les méthodes d'inscriptions des utilisateurs à un cours Moodle Interactive Content
• Inscrire des collègues enseignants   

  1. Rejoindre le cours Moodle
     
  2. Dans le bloc "Administration"  cliquer sur le lien Utilisateurs>Utilisateurs inscrits
  3. Dans la page qui s'ouvre, cliquer sur le bouton [Inscrire des utilisateurs]
  4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, saisir le début du nom ou du prénom de la personne dans la liste déroulante "Sélectionner des utilisateurs" afin de la faire apparaitre
  5. Cliquer sur la personne pour la sélectionner. Une fois sélectionnée son nom apparaitra au dessus de la liste sur fond bleu.
     Il est possible de sélectionner plusieurs utilisateurs à la suite.
  6. Dans la liste déroulante "Attribuer les rôles" choisir le bon rôle (Enseignant)
  7. Cliquer enfin sur le bouton [Inscrire les utilisateurs et cohortes sélectionnées] situé tout en bas

  A savoir
  Si vous ne trouvez pas un utilisateur dans la liste, c'est soit parce qu'il est déjà inscrit dans le cours soit parce que ce compte n'existe pas sur Moodle (cas des utilisateurs des autres composantes).
  Si un compte utilisateur n'existe pas sur la plateforme, il est nécessaire de demander à la personne de se connecter à Moodle. Cela provoque la création de son compte qu'il est ensuite possible d'inscrire à un cours.
  

• Inscrire des étudiants
  

  Il existe différentes méthodes d'inscription des étudiants qu'il est possible d'utiliser en même temps. Il est par exemple possible de paramétrer une inscription automatique des étudiants d'une filière-année via un lien méta-cours tout en activant une méthode d'auto-inscription par clef pour les étudiants étrangers ou les auditeurs libres.
  

• Méthode 1 : A l'aide d'une clef qui leur permettra de s'inscrire eux-mêmes à votre cours   

  Solution 1 : pour un cours ne comportant pas de groupes
  

  1. Rejoindre le cours Moodle
  2. Dans le bloc "Administration" cliquer sur les liens Utilisateurs>Méthodes d'inscription
  3. Dans la page qui s'ouvre, rendre visible la méthode "Auto-inscription" en cliquant sur l'œil situé à sa droite
  4. Cliquer ensuite sur la roue pour modifier les paramétrages de cette méthode
  5. Saisir une clef d'inscription dans le formulaire de paramétrage puis cliquer sur le bouton [Enregistrer]
  6. Donner cette clef aux étudiants ainsi que l'emplacement et le nom du cours. Ils pourront ainsi rejoindre le cours et saisir la clef demandée pour s'y inscrire.

  
  Solution 2 : pour un cours comportant des groupes d'étudiants
  

  • Etape 1 : Créer les groupes
  1. Rejoindre le cours Moodle
  2. Dans le bloc "Administration" cliquer sur le lien Utilisateurs>Groupes
  3. Dans la fenêtre qui apparaît, cliquer sur le bouton [Créer un groupe]
  4. Saisir le nom du groupe puis une clef d'inscription spécifique à ce groupe avant de cliquer sur le bouton [Enregistrer]

  
  

  • Etape 2 : Activer la méthode d'auto-inscription
  1. Rejoindre le cours Moodle
     
  2. Dans le bloc "Administration" cliquer sur les liens Utilisateurs>Méthodes d'inscription
  3. Dans la page qui s'ouvre, rendre visible la méthode "Auto-inscription" en cliquant sur l'œil situé à sa droite
  4. Cliquer ensuite sur la roue pour modifier les paramétrages de cette méthode
  5. Saisir une clef d'inscription - qui ne sera donnée à personne et sert juste à empécher une inscription sans groupe - dans le formulaire de paramétrage
  6. Et choisir "Oui" pour "Utiliser les clefs d'inscription aux groupes" puis cliquer sur le bouton [Enregistrer]

  
  Donner aux étudiants la clef spécifique à leur groupe ainsi que la manière d'accéder au cours sur la plateforme (emplacement et nom de votre cours).
  
• Méthode 2 : De manière automatique en fonction de leur année d'étude   

  Les étudiants sont automatiquement inscrits aux cours correspondent aux filières-années (ex : LIC SHS, Psychologie L1) via une extraction journalière des inscriptions administratives des étudiants présentes dans APOGEE.
  Il est possible de récupérer tous les étudiants inscrits à ce type de cours. Une condition est cependant requise : vous devez avoir le rôle d'enseignant dans ce cours "père".

  1. Dans le bloc "Administration" du cours "fils" cliquer sur les liens Utilisateurs>Méthodes d'inscription
  2. Dans la page qui s'ouvre, choisir "Lien méta-cours" dans la liste déroulante "Ajouter méthode" 
     
  3. Choisir ensuite la filière-année dans la liste déroulante "Lier le cours" qui apparait (seuls les cours dans lesquels vous avez le rôle d'enseignant apparaissent)
  4. Il est possible d'ajouter d'autres liens méta-cours pour inscrire des étudiants d'autres cours de type filière-année
     
  5. Si l'on souhaite répartir les étudiants dans des groupes : choisir un groupe déjà existant ou bien choisir "Créer un groupe" dans la liste déroulante "Ajouter au groupe" (par défaut le groupe prendra comme nom celui du cours "père", il sera possible d'aller le renommer en cliquant sur les liens Utilisateurs / Groupes du bloc "Administration").
  6. Cliquer enfin sur le bouton [Ajouter méthode]

  A savoir

   Les étudiants inscrits via cette méthode auront le rôle "Etudiant APOGEE" dans le cours. En savoir plus sur ce rôle cf. Information sur les rôles.

• Méthode 3 : De manière automatique en fonction de leur appartenance à une cohorte    

  Une cohorte est un groupe d'utilisateurs créé au niveau de la plateforme. Quelques cohortes correspondant aux groupes de TD ou TP d'étudiants de certaines filières ont été créées et peuvent être utilisées pour inscrire les étudiants dans un cours. Inscrire les étudiant de chaque cohorte dans un groupe distinct du cours peut être très utile.

  Préalable : se renseigner auprès de la scolarité pour savoir si des cohortes ont été créées et sont régulièrement mises à jour pour l'année-filière qui vous intéresse.
  

  • Rejoindre le cours Moodle
    
  • Dans le bloc "Administration" cliquer sur les liens Utilisateurs>Méthodes d'inscription
  • Dans la page qui s'ouvre, choisir "Synchronisation des cohortes" dans la liste déroulante "Ajouter méthode" 
    
  • Dans le formulaire qui s'affiche, choisir la cohorte dans la liste déroulante "Cohorte"
    
  • Pour inscrire les étudiants correspondants dans un groupe distinct : choisir un groupe s'il a été créé en amont ou bien choisir "Créer un groupe" dans la liste déroulante "Ajouter au groupe" (par défaut son nom sera celui de la cohorte, il sera possible d'aller le renommer en cliquant sur les liens Utilisateurs>Groupes du bloc "Administration").

• Méthode 4 : De manière automatique en fonction de leur inscription pédagogique (APOGEE)   

  Il est possible de mettre en place une inscription automatique des étudiants à un cours en récupérant les inscriptions pédagogiques aux cours des étudiants dans APOGEE.

  Conditions : il faut que les inscriptions pédagogiques aient eu lieu en amont, or elles peuvent être assez tardives surtout pour les semestres impairs. Ce mode d'inscription est plutot recommandé pour les cours des semestres pairs.

  1. Récupérer le code l'élément pédagogique APOGEE auprès de la scolarité
  2. Fournir ce code à l'administrateur Moodle de la plateforme afin qu'il soit saisi dans le champ Identifiant du cours

  A savoir

   
  

  Les étudiants inscrits via cette méthode auront le rôle "Etudiant APOGEE" dans le cours. En savoir plus sur ce rôle cf. Information sur les rôles.
  L'inscription automatiqée à lieu chaque matin à 7h.
  

  Attention :

  verifiez que les étudiants sont bien tous inscrits et si ce n'est pas le cas rapprochez-vous de la scolarité
  

• Méthode 5 : En important un fichier CSV      
  

  Un nouvel outil permet d'inscrire en lot des utilisateurs dans un cours à partir d'un fichier texte (extension "csv" ou "txt"). Il permet également de les répartir dans des groupes.
  

  Condition : les comptes des utilisateurs doivent être déjà présents sur la plateforme Moodle. Aucun compte utilisateur ne peut être créé par ce moyen.

  Etape 1 : Préparer le fichier texte délimité

  • Chaque ligne du fichier contient un enregistrement
  • Chaque enregistrement est constitué d'une série de données séparées par des point-virgules ou des virgules ou des tabulations
  • Ne pas utiliser de caractères accentués et éviter les caractères spéciaux
    
  • Il n'est pas utile que le premier enregistrement contienne la liste des noms des champs
  • Le premier champ doit contenir l'identité de l'utilisateur : soit son nom d'utilisateur (login), soit son adresse de courriel, soit son numéro d'identification (numéro d'étudiant ou code virtualia).
  • Il est possible d'ajouter un second champ contenant le nom du groupe dans lequel inscrire l'utilisateur. Il doit être séparé du premier par un point-virgule, une virgule ou une tabulation.
  • Il est possible d'utiliser un tableur (application MS Excel ou Calc) pour préparer les données. Le tout est d'enregistrer le fichier au format CSV (séparateur point virgule) ou Texte (séparateur tabulation).

  A savoir :

  quand on prépare un fichier CSV à partir d'une extraction d'APOGEE, il faut supprimer toutes les colonnes sauf celle contenant le numéro étudiant, supprimer la première ligne contenant l'en-tête des colonnes et ajouter "apo-" devant le code APOGEE.
  

  Etape 2 : Importer le fichier dans le cours
  

  • Rejoindre le cours Moodle
    
  • Dans le bloc "Administration" cliquer sur les liens Utilisateurs>Inscription en lot
  • Dans le formulaire qui s'ouvre préciser quelle information présente dans la première colonne du fichier va permettre d'identifier les utilisateurs dans la liste "Identifier les utilisateurs" : soit son nom d'utilisateur (login), soit son adresse de courriel, soit son numéro d'identification (numéro d'étudiant ou code virtualia).
    
  • Il est possible de préciser le rôle qui sera attribué aux utilisateurs. Par défaut c'est le rôle "étudiant" qui est sélectionné dans la liste "Attribution du rôle".
  • Choisir "Oui" dans la liste "Inscription aux groupes" pour les utilisateurs soient réparties dans un ou plusieurs groupes.
  • Dans ce cas préciser dans la liste "Ajouter au groupe" si le nom des groupes est présent dans le fichier ou bien choisir dans cette liste le nom du groupe existant dans laquelle seront inscrits les utilisateurs du fichier.
  • Glisser-déposer ou télécharger le fichier avant de cliquer sur le bouton [Importer].
    

  Remarque : si un utilisateur est déjà inscrit dans le cours, aucune modification ne sera apportée à son inscription (par exemple : pas de changement de rôle).
  

  Exemples de fichier

  Adresses de courriel seules

  smith-john@etu.univ-savoie.fr
  janedoe@etu.univ-savoie.fr
  alan.jones@etu.univ-savoie.fr
  

  Adresses de courriel et groupe

  smith-john@etu.univ-savoie.fr,Groupe A
  janedoe@etu.univ-savoie.fr,Groupe A
  alan.jones@etu.univ-savoie.fr,Groupe B
  

  Numéro d'identification (code étudiant) et groupe

  apo-54123698;Grpe TD 1
  apo-50812364;Grpe TD 1
  apo-20536124;Grpe TD 2
  

  Nom d'utilisateur (login) (separé de la colonne Groupe avec une tabulation)

  johns    Grpe Projet A
  doeja    Grpe Projet B